Mazam uzņēmumam, kurā ir maz darījumu, lietpratīgs uzņēmuma īpašnieks var izmantot Excel kā grāmatvedības programmatūras aizstājēju. Programmai Excel ir visi rīki, kas nepieciešami, lai izveidotu un uzturētu virsgrāmatu, taču tam ir nepieciešama skaidra pamata grāmatvedības izpratne un uzmanība detaļām. Uzņēmējdarbības īpašniekiem, kuri nav pārliecināti, vai viņi ir gatavi vai vai viņiem ir resursi ieguldīt grāmatvedības programmatūrā, Excel var būt piemērota vieta, kur sākt grāmatvedības uzskaites kārtošanu līdz grāmatvedības programmatūras iegādei.
Izmantojot Excel kā galveno grāmatu
Vienkāršā uzskaites iestatījumā vispirms jāiekļauj kolonnas par darījuma datumu, darījuma aprakstu un atsauces numuru, piemēram, rēķins vai čeka numuri. Nākamajās kolonnās būs uzskaitīti visi konti, kas tiks izmantoti gada laikā. Kontu atlasē vajadzētu pārdomāt uzmanīgi, jo vēlāk būs grūti atgriezties un veikt izmaiņas. No kreisās un labās puses pirmajiem uzskaitītajiem kontiem jābūt ienākumu pārskata kontiem, sākot ar ieņēmumiem un beidzot ar izdevumiem. Nākamais būs aktīvu konti, tad saistību konti un visbeidzot visi pašu kapitāla konti.
Galvenā virsgrāmata izmanto divkāršu ierakstu grāmatvedību, lai sekotu visiem uzņēmuma darījumiem, un pirms sākt lietot Excel kā galveno virsgrāmatu, ir svarīgi precīzi izprast šo jēdzienu.
Kas ir divkāršā ieraksta grāmatvedība?
Ja šis ir jauns uzņēmums, pirmais darījums, iespējams, būs uzņēmumā ieguldītais pašu kapitāls. Piemēram, pieņemsim, ka uzņēmējs, vārdā Džeina, nolemj atvērt mašīnu veikalu. Viņai ir uzkrājumi 750 000 ASV dolāru no uzkrājumiem, lai sāktu uzņēmējdarbību, un ar līdzekļiem tiek atvērts uzņēmuma norēķinu konts.
Izmantojot divkāršā ieraksta grāmatvedības koncepcijas, Džeina zina, ka šis darījums palielinās uzņēmuma naudas kontu (debeta ierakstu) un to kompensēs īpašnieka kapitāla konta (kredīta ieraksts) palielinājums. Šajā Excel sistēmā visi debeta ieraksti jāreģistrē kā pozitīvas vērtības, savukārt visi kredīta ieraksti jāreģistrē ar negatīvām vērtībām.
Šajā piemērā Džeinai izklājlapas pirmajā rindā jāievada darījuma datums un tāds apraksts kā “kapitāla ieguldījums”. Pēc tam viņa ievietos pozitīvu USD 750 000 ierakstu izklājlapas “naudas” konta kolonnā un negatīvu $ 750 000 ierakstu izklājlapas “īpašnieka kapitāla” konta kolonnā. Lai pārbaudītu skaitļus, Džeinai jāizmanto Summas formula, lai nodrošinātu, ka visi katras rindas ieraksti ir nulle dolāru.
Turpmāk Džeina turpinās ievadīt rindu katram darījumam. Ja viņa iegādājas aprīkojumu ar uzņēmuma skaidru naudu, Džeina veiks darījumu, lai parādītu debeta vai pozitīvu ierakstu konta kolonnā "aprīkojums", bet kredītu vai negatīvu ierakstu - kolonnā "nauda". Ja viņa klientam pārdod apstrādes pakalpojumus, viņa reģistrē kredītu kontā “ieņēmumi” un debetēšanu kontā “pašu kapitāls”.
Visbeidzot, katras konta kolonnas kopsumma ir jāapkopo izklājlapas apakšā. Visu ienākuma kontu summu var sasummēt, lai aprēķinātu pašreizējos neto ienākumus. Citas kolonnas var konfigurēt pēc vajadzības, lai aprēķinātu, piemēram, kopējos aktīvus, kopējās saistības un kopējo kapitālu.
