Kas ir rēķins?
Rēķins ir komercdokuments, kurā norāda un reģistrē darījumu starp pircēju un pārdevēju. Ja preces vai pakalpojumi tika iegādāti uz kredīta, rēķinā parasti tiek norādīti darījuma noteikumi un sniegta informācija par pieejamajām norēķinu metodēm. Rēķinu veidi var ietvert kvīti, pārdošanas rēķinu, debeta rēķinu vai pārdošanas rēķinu.
Uzņēmumi var izvēlēties vienkārši nosūtīt mēneša beigu pārskatu kā rēķinu par visiem nenokārtotajiem darījumiem. Ja tas tā ir, paziņojumā jānorāda, ka turpmākie rēķini netiks nosūtīti. Vēsturiski rēķini tika reģistrēti uz papīra, bieži vien ar vairākām kopijām, kas izveidotas tā, ka pircējam un pārdevējam katram ir sava darījuma ieraksts. Pašlaik datoru ģenerēti rēķini ir diezgan izplatīti. Tos var izdrukāt uz papīra pēc pieprasījuma vai nosūtīt pa e-pastu darījuma pusēm. Elektroniskie ieraksti arī ļauj vieglāk meklēt un kārtot noteiktus darījumus vai noteiktus datumus.
Pro forma rēķins ir saistošs līgums, lai gan pārdošanas noteikumi var mainīties.
Rēķins
Rēķina pamati
Rēķinā jānorāda, ka tas ir rēķins rēķina priekšā. Tam parasti ir unikāls identifikators, ko sauc par rēķina numuru, kas ir noderīgs iekšējai un ārējai atsaucei. Rēķinā parasti ir pārdevēja vai pakalpojumu sniedzēja kontaktinformācija, ja ar rēķinu rodas kļūda.
Maksājuma nosacījumi var būt norādīti rēķinā, kā arī informācija par visām atlaidēm, priekšlaicīgas maksājuma detaļām vai finanšu maksājumiem, kas aprēķināti par novēlotiem maksājumiem. Tajā parādītas arī vienības vienības izmaksas, kopējās iegādātās vienības, pārvadāšanas, pārkraušanas, nosūtīšanas un saistītās nodokļu izmaksas, kā arī aprakstīta kopējā summa, kas pienākas.
Pro forma rēķins ir provizorisks rēķins, kas pircējiem tiek nosūtīts pirms preču nosūtīšanas vai piegādes. Rēķinā parasti tiek aprakstītas iegādātās preces un cita svarīga informācija, piemēram, nosūtīšanas svars un transporta izmaksas. Pro forma rēķini bieži ir saistīti ar starptautiskiem darījumiem, jo īpaši muitas vajadzībām attiecībā uz importu.
Nodokļu vajadzībām jums vienmēr jāuztur rēķinu un kvīšu kopijas - gan papīra, gan elektroniskā formā.
Rēķina datuma nozīme
Rēķina datums ir oficiālais datums, kurā par precēm ir veikts rēķins un darījums ir oficiāli reģistrēts. Tāpēc rēķina datumam ir būtiska informācija par samaksu, jo tas nosaka rēķina kredīta ilgumu un maksājuma termiņu. Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem, kas piedāvā kredītu, piemēram, neto 30. Faktūrrēķina faktiskais termiņš parasti ir 30 dienas pēc rēķina datuma.
E-rēķini
Kopš datoru ēras sākuma cilvēkiem un uzņēmumiem ir kļuvis vieglāk paļauties uz elektroniskiem rēķiniem kā alternatīvu papīra dokumentiem. Elektronisko rēķinu izrakstīšana jeb e-rēķini ir elektronisko rēķinu veids, lai ģenerētu, uzglabātu un uzraudzītu ar darījumiem saistītus dokumentus starp pusēm un nodrošinātu, ka tiek izpildīti viņu līgumu nosacījumi.
Šajos e-dokumentos var ietilpt rēķini un kvītis, pirkuma pasūtījumi, debeta un kredītvēsture, maksājuma noteikumi un instrukcijas, kā arī pārskaitījuma kvītis. Digitālos rēķinus parasti nosūta pa e-pastu, tīmekļa lapu vai lietotni. Priekšrocības ir šādas:
- Pastāvība un izturība pret fiziskiem bojājumiemVienkārša meklēšana un šķirošana pēc noteiktiem nosaukumiem, terminiem vai datumiemPalielināta dzirdamībaSpēja drukāt vai reproducēt pēc pieprasījumaSpēja vākt datus un biznesa inteliģenciPapīra izmantošanas samazināšana
E-rēķins ietver vairākas tehnoloģijas un ievades iespējas, un to izmanto kā vispārīgu terminu, lai aprakstītu jebkuru metodi, ar kuras palīdzību rēķins tiek elektroniski iesniegts klientam samaksai. Lai atvieglotu ieviešanu un efektivitāti, visā pasaulē ir izstrādāti vairāki e-rēķinu standarti, piemēram, EDIFACT un UBL.
Taustiņu izņemšana
- Faktūrrēķins ir komerciāls dokuments, kurā norāda un reģistrē darījumu starp pircēju un pārdevēju. Papīra saņemšana no veikala ir parasts patērētāja rēķins.Rēķini ir kritisks grāmatvedības iekšējās kontroles un audita elements. Maksas par rēķinu jāapstiprina atbildīgajam vadības personālam. Rēķinos parasti ir aprakstīti maksājuma nosacījumi, vienības izmaksas, nosūtīšana, pārkraušana un visi citi darījuma laikā izklāstītie noteikumi. Rēķini var būt papīra formā, bet e-rēķini ir kļuvuši daudz izplatītāki.
Rēķini un kreditori
Rēķini izseko produkta pārdošanu krājumu kontroles, grāmatvedības un nodokļu vajadzībām. Daudzi uzņēmumi piegādā preci un sagaida, ka samaksa notiks vēlāk, tāpēc kopējā maksājamā summa kļūst par pircēja kontu un pircēja parādu.
Mūsdienu rēķinus pārsūta elektroniski, nevis uz papīra. Ja rēķins tiek pazaudēts, pircējs var pieprasīt no pārdevēja tā kopiju. Rēķina izmantošana norāda uz kredīta esamību, jo pārdevējs ir nosūtījis preci vai sniedzis pakalpojumu, nesaņemot skaidru naudu.
Rēķini atšķiras no pirkuma pasūtījumiem, kas tiek izveidoti pirms klients pasūta preci vai pakalpojumu.
Rēķini un iekšējā kontrole
Rēķini ir kritisks grāmatvedības iekšējās kontroles elements. Maksas par rēķinu jāapstiprina atbildīgajam vadības personālam. Kā alternatīvu rēķins tiek saskaņots ar pirkuma pasūtījumu, un, saskaņojot informāciju, tiek veikts maksājums par apstiprinātajiem darījumiem. Pārbaudot izdevumu nodalīšanu, revīzijas uzņēmums nodrošina, ka rēķini tiek ievadīti attiecīgajā grāmatvedības periodā.
